Caso de Estudio
InteliGov en el INAI
El Instituto Nacional de Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos Personales de México utiliza InteliGov Paperless desde el año 2016.
Detalles
Nombre: Instituto Nacional de Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos Personales (INAI).
Date: Enero de 2016
Website: www.inai.org.mx
InteliGov Paperless es el software base del Sistema de Gestión Documental y Administración de Archivos GD-Mx, del INAI.
¿Porqué el INAI seleccionó InteliGov Paperless?
El INAI necesitaba un sistema que le permitiera la automatización de sus procesos de gestión documental, así como las funciones de as áreas que integran sus Sistema Institucional de Archivos.
Cumplimiento Normativo
Para el INAI el cumplimiento normativo en materia de gestión documental y administración de archivos es mandatorio, es por ello que buscaron una solución de cumpla con disposiciones normativas, tales como Ley General de Archivos y la Firma Electrónica Avanzada.
“Con InteliGov hemos optimizado, automatizado e integrado los principales procesos de gestión documental: Control de Gestión y Gestión Archivística, en una sola plataforma de Gestión y Control de Documentos que mejora la productividad del personal, ahorra tiempo en el manejo de los documentos y nos ha permitido reducir significativamente los costos asociados al consumo y manejo de papel”.
Análisis del Problema
Para la implementación de Inteligov “Gobierno sin Papel” en el Instituto Nacional De Acceso a la Información como sistema de Gestión de Archivo fue necesario un análisis de rol por usuario. Dentro de la configuración de los Instrumentos de Control y Consulta Archivística se realizó la configuración de los siguientes roles:
- Coordinador de Archivo.
- Responsable del Archivo de Trámite.
- Responsable del Archivo de Concentración.
- Responsable del Archivo Histórico.
Cada rol cuenta con distintos permisos y facultades que permiten el correcto proceso de gestión documental y archivística de la institución. Entre dichas facultades se encuentra:
- El responsable de Archivo de Trámite cuenta con: expedientes electrónicos e inventarios de transferencia primaria.
- El responsable de Archivo de Concentración cuenta con: expedientes electrónicos en el Archivo de Concentración e inventarios de Transferencia Secundaria o Baja Documental.
- El Coordinador de Archivo cuenta con el proceso de Gestión Documental/ Gestión de Archivo, sistematizado, por lo que puede generar reportes y visualizar los inventarios de transferencias.
Una solución personalizada
El Coordinador de Archivo, configura los Instrumentos de Control y Consulta Archivística: Cuadro General de Clasificación Archivística (estructura conformado por secciones, series y subseries documentales) y Catálogo de Disposición Documental (Indica los valores de cada una de las series documentales así como sus plazos de conservación).
El Responsable de Archivo de Trámite de cada área administrativa, conforma el archivo de trámite a través de la creación de expedientes electrónicos y el archivado de documentos.
Una vez concluida la vigencia de los expedientes en el archivo de trámite, establecida en el CADIDO, genera el inventario correspondiente, para realizar el proceso de trasferencia primaria. La transferencia es completamente electrónica desde la creación del inventario así como las autorizaciones correspondientes se realizan a través de la eFirma.
El Responsable del Archivo de Concentración, realiza la recepción de los expedientes transferidos. Cuando se cumple la vigencia de los expedientes en el Archivo de Concentración, genera el inventario correspondiente para realizar una Transferencia Secundaria o Baja Documental.
Más casos de estudio
A manera de ejemplos, en esta sección te presentamos algunos casos de estudo. Si tienes dudas respecto a la factibilidad de utilizar InteliGov en tu organización, contactanos para que hagamos un diagnóstico gratuito.
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