Gestión de Archivos Inteligov
Permite la organización, control y conservación de los archivos de trámite, concentración e históricos de forma digital; así como la elaboración y actualización de los instrumentos de control y consulta archivística.
Se integra al paquete InteliGov “Gestión sin papel” (GSP)
El sistema de Gestión de Archivos InteliGov combina las características de un Administrador de Contenido Empresarial (ECM) con el cumplimiento de la normatividad gubernamental en materia de Gestión Documental y Control de Archivos
Coordinación de Archivos
- Elaboración de los instrumentos de control y consulta archivística.
- Elaboración del programa anual de desarrollo archivístico.
- Supervisión de los procesos de valoración y disposición documental.
- Autorización de las transferencias de archivo, si es requerido.
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Archivo de Trámite
- Integración y organización de documentos y expedientes.
- Elaboración de inventarios documentales.
- Clasificación de expedientes (públicos, reservados o confidenciales).
- Manejo de plazos de conservación.
- Realización de transferencias primarias al archivo de concentración.
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archivo de concentración
- Recepción de transferencias primarias.
- Brindar el servicio de préstamo y consulta de expedientes.
- Conservación de los expedientes hasta cumplir su vigencia documental.
- Realización de transferencias secundarias al archivo histórico.
- Promoción de la baja documental de los expedientes que corresponda
Archivo Histórico
- Organización y conservación del archivo histórico.
- Recepción de las transferencias secundarias.
- Brindar el servicio de préstamo y consulta de documentos históricos.
- Preservación de los documentos históricos.
Área de Correspondencia
- Recepción, registro, seguimiento y despacho de documentación.
- Implementación del servicio de Oficialía de partes institucional y/o departamental.
- Integración de expedientes del archivo de trámite con la documentación recibida.
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Integración de Documentos
- Producción o integración de documentos.
- Clasificación de documentos (públicos, reservados o confidenciales).
- Uso opcional de firma electrónica avanzada (e-firma).
- Archivado o integración de expedientes.
Organización, gestión y preservación documental
Con el Sistema de Gestión Documental y Control de Archivos de InteliGov GSP podrás automatizar los procesos de producción, incorporación, organización, clasificación, acceso, uso, consulta, valoración, disposición, resguardo, conservación y recuperación de los documentos y expedientes inherentes a las actividades sustantivas y administrativas de tu empresa u organización.
Con InteliGov GSP puedes administrar el cuadro general de clasificación archivística, catálogo de disposición documental, inventarios documentales y la guía de archivo documental de la institución, aumentando su productividad
Proceso de Control y Gestión de Archivo (Simplificado)
Reportes de Archivo
Reportes de Archivo
- Cuadro General de Clasificación Archivística.
- Catálogo de Disposición Documental.
- Inventarios documentales:
- General.
- Trámite.
- Concentración.
- Histórico.
- Transferencias primarias.
- Transferencias secundarias.
- Guía de archivo documental.
- Carátula de expedientes.
- Préstamos de expedientes.
- Solicitudes.
- Devoluciones.
- Calendario de transferencias.
- Calendario de caducidades.
- Ubicación topográfica.
- Clasificación de expedientes.
- Índice de expedientes clasificados como reservados.
- Índice de expedientes desclasificados.
- Etiquetas para expedientes en soporte físico (cejas, cajas, etc.)
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Trazabilidad Informática
- Documentos de archivo registrados por clasificación archivística.
- Documentos de archivo por ubicación.
- Accesos a documentos por clasificación archivística y tipo de acceso.
- Borrado o eliminación de documentos por clasificación archivística.
- Número y tipo de impresiones de documentos.
- Número y tipo de descargas de documentos.
- Número y tipo de modificaciones a los expedientes o documentos.
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Todo lo que Necesitas de un sistema de gestión de archivos
Administración de usuarios y control de accesos
Búsquedas avanzadas de información
Uso de conectores y servicios web
Digitalización de documentos
Uso de Firma Electrónica Avanzada
Generación de formularios electrónicos
Gestión de metadatos
Gestión del ciclo de vida del contenido
Servicios de notificaciones y alertas
Operación integral y en línea
Parametrizable y configurable
Capacidad de interoperar con otros sistemas
Operación en Web con dispositivos diversos
Seguridad basada en estándares
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