Caso de Estudio
InteliGov en la CONALITEG
La Comisión Nacional de Libros de Texto Gratuitos (CONALITEG)
Detalles
Nombre: Comisión Nacional de Libros de Texto Gratuitos (CONALITEG).
Date: Septiembre de 2016
Website: www.conaliteg.sep.gob.mx
InteliGov Paperless es el Sistema de Gestión Documental y Administración de Archivos de la CONALITEG.
¿Porqué la CONALITEG seleccionó InteliGov Paperless?
La CONALITEG necesitaba un sistema que le permitiera la automatización de sus procesos de gestión documental para comunicar a todas las áreas administrativas, distribuídas en las 3 sedes de la comisión: Querétaro, Tequesquinahuac (Estado de México) y San Ángel (Ciudad de México)
Automatización del Proceso de Control de Gestión
Inteligov Paperless permite a los usuarios de CONALITEG con licencia asignada, el crear, firmar (e-Firma) y turnar (envío) documentos de comunicación oficial por medio de los Módulos: Mis asuntos/ Mis Documentos Delegados. El usuario destinatario recibe solo los documentos correspondientes para su atención en los Módulos: Mis turnos / Mis Turnos Delegados. La oficialía de partes registra a través de un Módulo propio los documentos externos, remitiendo al área correspondiente. Todos los documentos oficiales que genera CONALITEG con Inteligov, son firmados electrónicos a través de la e-Firma.
Control de Gesitón
Los usuarios de la CONALITEG ejecutan el Proceso de Control de Gestión de forma automática y sistematizada a través de Inteligov. Los usuarios pueden crear ofocios con un identificador autómatico y fecha. Dichos documentos son firmados de manera electrónica e-Firma para dar validez y turnados al destinatario. El remitente puede visualizar la trazabilidad del documento así como su respuesta. Con la atención del destinatario puede completarse el ciclo de Control de Gestión.
Oficialía de Partes
Inteligov permite a CONALITEG y a sus personal en la Oficialía de Partes, el registro de los documentos externos en el Módul Mis Asuntos de Oficialía de Partes. En caso de ser necesario, el sistema permite la digitalización del documento externo para adjuntarse como soporte documental a la ficha de ingreso.
Una vez realizado el registro, se envía el documento al área destinataria. La Oficialía de Partes puede dar seguumiento al trazado de los documentos externos a través de la bitácora.
Con el registro de las Fichas de Control en la Oficialía de Partes a través del Sistema Inteligov, se incorpora al Proceso de Control de Gestión los documentos externos, para el seguimiento y atención correspondientes.
Firmado Electrónico
El sistema Inteligov, permite a los titulares de las áreas de la CONALITEG firmar de forma electrónica los documentos generados, otorgándoles validez jurídica a través de la eFirma.
Los documentos generados se firman a en el Módulo: Mis Asuntos. El sistema solicita la llave privada y contraseña del certificado de la firma al usuario, una vez colocados estos parámetros, se genera el sello digital. El sello digital se puede visualizar de forma gráfica, cuando el documento se genera en formato PDF, mismo que se puede descargar desde el sistema en XML y PDF.
Un documento puede firmarse por dos o más usuarios con la opción Firma Mancomunada.
La funcionalidad Firma Electrónica, permite a los usuarios de la CONALITEG realizar actos administrativos y legales con los documentos electrónicos generados en Inteligov
Resultado Obtenidos
Inteligov Papeless soluciona la necesidad de CONALITEG de un sistema de gestión documental que le permita llevar a cabo todo el proceso de vida de un documento oficial ya sea interno o externo y trazando su recorrido de inicio a final. Inteligov como un Software como servicio, permite a los usuarios de CONALITEG trabajar remotamente desde distintas cedes en diferentes espacios geográficos. A través de la e-Firma, Inteligov ayuda a CONALITEG a dotar de validez jurídica todos estos procesos documentales de forma digital.
Más casos de estudio
A manera de ejemplos, en esta sección te presentamos algunos casos de estudo. Si tienes dudas respecto a la factibilidad de utilizar InteliGov en tu organización, contactanos para que hagamos un diagnóstico gratuito.
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