Gestión de Archivos Inteligov
El sistema de gestión de archivos permite la organización, el control y la conservación digital de los archivos de trámite, concentración e históricos; además, optimiza la elaboración y actualización de instrumentos de control y consulta archivística, mejorando la eficiencia y el acceso a la información.
Se integra al paquete InteliGov «Gestión sin papel» (GSP)
El sistema de Gestión de Archivos InteliGov combina las características de un Administrador de Contenido Empresarial (ECM); de esta manera, cumple con la normatividad gubernamental en materia de Gestión Documental y Control de Archivos, lo que garantiza un mejor manejo de la información.
Coordinación de Archivos
- Elaboración de los instrumentos de control y consulta archivística.
- Elaboración del programa anual de desarrollo archivístico.
- Supervisión de los procesos de valoración y disposición documental.
- Autorización de las transferencias de archivo, si es requerido.
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Archivo de Trámite
- Integración y organización de documentos y expedientes.
- Elaboración de inventarios documentales.
- Clasificación de expedientes (públicos, reservados o confidenciales).
- Manejo de plazos de conservación.
- Realización de transferencias primarias al archivo de concentración.
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archivo de concentración
- Recepción de transferencias primarias.
- Brindar el servicio de préstamo y consulta de expedientes.
- Conservación de los expedientes hasta cumplir su vigencia documental.
- Realización de transferencias secundarias al archivo histórico.
- Promoción de la baja documental de los expedientes que corresponda
Archivo Histórico
- Organización y conservación del archivo histórico.
- Recepción de las transferencias secundarias.
- Brindar el servicio de préstamo y consulta de documentos históricos.
- Preservación de los documentos históricos.
Área de Correspondencia
- Recepción, registro, seguimiento y despacho de documentación.
- Implementación del servicio de Oficialía de partes institucional y/o departamental.
- Integración de expedientes del archivo de trámite con la documentación recibida.
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Integración de Documentos
- Producción o integración de documentos.
- Clasificación de documentos (públicos, reservados o confidenciales).
- Uso opcional de firma electrónica avanzada (e-firma).
- Archivado o integración de expedientes.
Organización, gestión y preservación documental
El Sistema de Gestión Documental y Control de Archivos de InteliGov GSP automatiza los procesos clave del ciclo de vida documental, desde la producción hasta la conservación y recuperación de expedientes; de esta manera, optimiza la gestión de la información en tu organización.
Además, permite administrar de forma eficiente los instrumentos archivísticos, como el cuadro general de clasificación y el catálogo de disposición documental; lo que permite mejorar el acceso a la información y aumento de la productividad.
Proceso de Control y Gestión de Archivo (Simplificado)
Reportes de Archivo
Reportes de Archivo
- Cuadro General de Clasificación Archivística.
- Catálogo de Disposición Documental.
- Inventarios documentales:
- General.
- Trámite.
- Concentración.
- Histórico.
- Transferencias primarias.
- Transferencias secundarias.
- Guía de archivo documental.
- Carátula de expedientes.
- Préstamos de expedientes.
- Solicitudes.
- Devoluciones.
- Calendario de transferencias.
- Calendario de caducidades.
- Ubicación topográfica.
- Clasificación de expedientes.
- Índice de expedientes clasificados como reservados.
- Índice de expedientes desclasificados.
- Etiquetas para expedientes en soporte físico (cejas, cajas, etc.)
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Trazabilidad Informática
- Documentos de archivo registrados por clasificación archivística.
- Documentos de archivo por ubicación.
- Accesos a documentos por clasificación archivística y tipo de acceso.
- Borrado o eliminación de documentos por clasificación archivística.
- Número y tipo de impresiones de documentos.
- Número y tipo de descargas de documentos.
- Número y tipo de modificaciones a los expedientes o documentos.
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Todo lo que Necesitas de un sistema de gestión de archivos
Administración de usuarios y control de accesos
Búsquedas avanzadas de información
Uso de conectores y servicios web
Digitalización de documentos
Uso de Firma Electrónica Avanzada
Generación de formularios electrónicos
Gestión de metadatos
Gestión del ciclo de vida del contenido
Servicios de notificaciones y alertas
Operación integral y en línea
Parametrizable y configurable
Capacidad de interoperar con otros sistemas
Operación en Web con dispositivos diversos
Seguridad basada en estándares
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